کالایی که در فروشگاه اینترنتی خوب فروش می‌رود، اگر ناگهان «ناموجود» شود، هم فروش همان روزها از دست می‌رود و هم مشتری سراغ کالای مشابه دیگری می‌رود. نقطه سفارش عددی است که به شما می‌گوید موجودی هر کالا به چند عدد که رسید، باید سفارش خرید یا نوبت تولید بعدی را ثبت کنید تا پیش از تمام شدن کالای فعلی، کالای تازه آماده‌ی فروش باشد. این عدد را با یک فرمول ساده و چند ستون در اکسل یا گوگل‌شیت می‌شود برای هر کالا حساب کرد.
منابع فارسی درباره‌ی نقطه سفارش بیشتر از زاویه‌ی نرم‌افزارهای حسابداری و انبارهای بزرگ نوشته شده‌اند. این راهنما برای تولیدکننده، واردکننده یا عمده‌فروشی است که کالایش در یک یا چند فروشگاه آنلاین فروخته می‌شود و سفارش‌ها را مستقیم برای مشتری می‌فرستد. اول تعریف و فرمول نقطه سفارش مجدد را می‌بینیم، بعد موجودی اطمینان، سپس محاسبه نقطه سفارش در اکسل را قدم‌به‌قدم می‌سازیم و در آخر به نکته‌های خاص تولیدکننده‌ها و فروش چندکاناله می‌رسیم. تعریف‌ها و فرمول‌ها از راهنماهای شاپیفای گرفته شده‌اند و مثال‌ها همه فرضی‌اند.
نقطه سفارش چیست؟
به تعریف شاپیفای در راهنمای نقطه سفارش، نقطه سفارش مجدد (Reorder Point یا ROP) سطحی از موجودی است که وقتی موجودی کالا به آن رسید، زمان ثبت سفارش تازه است تا کالا پیش از تمام شدن کامل دوباره پر شود. این عدد همیشه یک «تعداد» است، نه تاریخ؛ مثلاً «۲۰ عدد تی‌شرت سفید سایز M». هر بار موجودی آن کالا به ۲۰ رسید، باید سفارش بعدی را بدهید.
منطق کار ساده است: از لحظه‌ای که سفارش می‌دهید تا لحظه‌ای که کالای تازه روی قفسه و آماده‌ی ارسال است، فروش ادامه دارد. نقطه سفارش باید آن‌قدر باشد که موجودی فعلی تا رسیدن کالای تازه دوام بیاورد. اگر دیرتر سفارش بدهید، فاصله‌ای پیش می‌آید که کالا ناموجود است؛ اگر خیلی زودتر و بیشتر سفارش بدهید، پول و جای انبارتان درگیر کالایی می‌شود که فعلاً فروش نمی‌رود. شاپیفای هم دقیقاً همین دو هدف را برای نقطه سفارش برمی‌شمارد: جلوگیری از کمبود موجودی و جلوگیری از انباشت بیش از نیاز.
چرا نقطه سفارش برای تأمین‌کننده‌ی فروشگاه‌های اینترنتی مهم‌تر است؟
وقتی خودتان مغازه دارید، کمبود کالا را در قفسه می‌بینید و شاید با کالای جایگزین کار را جلو ببرید. وقتی کالایتان در فروشگاه‌های اینترنتی دیگران عرضه می‌شود و ارسال از انبار شما انجام می‌شود، وضعیت فرق می‌کند:
- فروش از چند کانال هم‌زمان: موجودی شما ممکن است هم‌زمان در چند فروشگاه، صفحه‌ی اجتماعی و فروش حضوری خرج شود. سرعت تمام شدن کالا مجموع همه‌ی این کانال‌هاست، نه فقط یکی.
- ناموجودی دیر دیده می‌شود: اگر کالا تمام شود و اعلامش دیر برسد، سفارشی ثبت می‌شود که نمی‌توانید ارسال کنید. نقطه سفارش جلوی رسیدن به همین لحظه را می‌گیرد.
- اعتماد فروشگاه: فروشگاهی که کالای شما را عرضه می‌کند، روی عدد موجودی‌ای که اعلام کرده‌اید حساب باز می‌کند. کالایی که مرتب ناموجود و دوباره موجود می‌شود، برنامه‌ریزی فروش را برای هر دو طرف سخت می‌کند.
نقطه سفارش جای مدیریت موجودی را نمی‌گیرد؛ روی آن سوار می‌شود. اگر هنوز یک منبع واحد برای موجودی ندارید یا فرق موجودی فیزیکی و قابل‌فروش برایتان روشن نیست، اول راهنمای مدیریت موجودی کالا برای تأمین‌کننده‌ی چندکاناله را ببینید. محاسبه‌ی این مقاله روی همان عدد موجودی‌ای انجام می‌شود که آنجا ساختیم.
سه جزء فرمول نقطه سفارش
هر فرمول نقطه سفارش، از ساده تا پیشرفته، روی سه ورودی بنا شده است. پیش از هر محاسبه‌ای، معنی دقیق هر کدام را برای کسب‌وکار خودتان مشخص کنید:
| جزء | یعنی چه؟ | از کجا بیاوریم؟ |
|---|---|---|
| میانگین فروش روزانه | به‌طور متوسط روزی چند عدد از این کالا (همین تنوع رنگ و سایز) فروخته می‌شود | جمع فروش همه‌ی کانال‌ها در یک بازه‌ی مشخص، تقسیم بر تعداد روزهای همان بازه |
| زمان تأمین (Lead time) | از لحظه‌ی ثبت سفارش خرید یا تصمیم به تولید، چند روز طول می‌کشد تا کالا آماده‌ی ارسال روی قفسه باشد | سابقه‌ی سفارش‌های قبلی: تاریخ سفارش و تاریخ رسیدن یا آماده شدن کالا |
| موجودی اطمینان (Safety stock) | موجودی اضافه برای روزهایی که فروش بیشتر از معمول است یا کالا دیرتر از معمول می‌رسد | با یکی از روش‌های بخش بعد حساب می‌شود؛ صفر نبودنش مهم است |
زمان تأمین را کامل بشمارید
شاپیفای در مقایسه‌ی موجودی اطمینان و نقطه سفارش زمان تأمین را مجموع زمانی می‌داند که تأمین‌کننده سفارش را آماده می‌کند و زمانی که کالا در راه است. برای تأمین‌کننده‌ی فروش آنلاین، دو جزء دیگر هم معمولاً جا می‌افتد: زمان دریافت، شمارش و بررسی کالا در انبار و زمان چیدن آن در قفسه‌ی برداشت. کالایی که رسیده ولی هنوز در کارتن بازنشده کنار در است، در عمل قابل‌فروش نیست. برای جزئیات این مرحله، بخش منطقه‌ی دریافت در راهنمای چیدمان کالا در انبار را ببینید.
اگر خودتان تولیدکننده‌اید، زمان تأمین شامل تهیه‌ی مواد اولیه (اگر در انبار ندارید)، انتظار برای نوبت خط تولید، خود تولید و کنترل نهایی است. هر کدام را جدا یادداشت کنید تا بدانید کدام بخش بیشتر طول می‌کشد.
فرمول نقطه سفارش مجدد
فرمولی که شاپیفای و بیشتر منابع آموزشی به کار می‌برند این است:
نقطه سفارش = (میانگین فروش روزانه × زمان تأمین بر حسب روز) + موجودی اطمینان
بخش اول فرمول، یعنی حاصل‌ضرب فروش روزانه در زمان تأمین، می‌گوید در فاصله‌ی سفارش تا رسیدن کالا به‌طور معمول چند عدد می‌فروشید. موجودی اطمینان هم پشتوانه‌ای است برای وقتی که اوضاع معمول نیست. شاپیفای یادآوری می‌کند اگر کسی موجودی اطمینان نگه ندارد، فرمول به همان بخش اول کوتاه می‌شود؛ ولی در آن صورت هر روز فروش بیشتر یا هر روز تأخیر، مستقیم به ناموجودی می‌رسد.
یک مثال فرضی
فرض کنید از یک شال‌گردن بافت مشخص (یک رنگ) در همه‌ی کانال‌ها روی هم روزی به‌طور متوسط ۴ عدد فروش دارید. کارگاهی که آن را برایتان می‌بافد معمولاً ۱۰ روز بعد از سفارش کالا را تحویل می‌دهد و شما ۱۲ عدد هم موجودی اطمینان در نظر گرفته‌اید:
- فروش مورد انتظار در زمان تأمین: ۴ × ۱۰ = ۴۰ عدد
- نقطه سفارش: ۴۰ + ۱۲ = ۵۲ عدد
یعنی هر وقت موجودی قابل‌فروش این کالا به ۵۲ عدد رسید، سفارش بعدی را به کارگاه بدهید. اگر همه چیز طبق معمول پیش برود، وقتی کالای تازه می‌رسد هنوز حدود ۱۲ عدد در قفسه دارید. این عددها فقط برای نشان دادن روش محاسبه‌اند؛ عدد واقعی هر کالا از داده‌ی فروش و تأمین خود شما درمی‌آید.
نقطه سفارش با مقدار سفارش فرق دارد
نقطه سفارش فقط زمان سفارش را مشخص می‌کند، نه اینکه چند عدد سفارش بدهید. مقدار هر سفارش به عوامل دیگری بستگی دارد: حداقل سفارشی که کارگاه یا تأمین‌کننده‌ی شما می‌پذیرد، جای انبار، نقدینگی و ماندگاری کالا. برای کسانی که می‌خواهند مقدار سفارش را هم بهینه کنند، روشی به نام «مقدار سفارش اقتصادی» (EOQ) وجود دارد که شاپیفای در راهنمای موجودی اطمینان معرفی کرده است؛ ولی برای شروع، همین که زمان سفارش درست باشد، بخش بزرگی از مشکل ناموجودی حل می‌شود.
موجودی اطمینان چیست و چطور حساب می‌شود؟
شاپیفای موجودی اطمینان را به «صندوق اضطراری» تشبیه می‌کند: موجودی اضافه‌ای که اگر فروش بیشتر از انتظار شد، زنجیره‌ی تأمین دچار وقفه شد یا بخشی از کالا آسیب دید، اجازه می‌دهد فروش ادامه پیدا کند. در همان راهنما شش روش برای محاسبه‌ی آن آمده است. دو روش ساده‌تر برای بیشتر تأمین‌کننده‌های کوچک کافی‌اند:
روش ۱: فرمول بیشینه و میانگین
موجودی اطمینان = (بیشترین فروش روزانه × بیشترین زمان تأمین) − (میانگین فروش روزانه × میانگین زمان تأمین)
در مثال شال‌گردن، اگر پرفروش‌ترین روز بازه‌ی بررسی ۶ عدد فروش داشته و طولانی‌ترین تحویل کارگاه ۱۲ روز طول کشیده باشد، موجودی اطمینان (۶ × ۱۲) − (۴ × ۱۰) = ۷۲ − ۴۰ = ۳۲ عدد می‌شود و نقطه سفارش ۴۰ + ۳۲ = ۷۲. دقت کنید که در این روش، نقطه سفارش عملاً برابر «بدترین حالت» یعنی بیشترین فروش در طولانی‌ترین تأخیر می‌شود. این روش محتاطانه است و برای کالای پرفروش با تأمین نامطمئن مناسب است، ولی برای کالای گران یا حجیم ممکن است موجودی زیادی روی دستتان بگذارد. شاپیفای هم تصریح می‌کند این فرمول برای شرایط معمول خوب است و تغییرات فصلی فروش را در نظر نمی‌گیرد.
روش ۲: موجودی اطمینان ثابت بر حسب روز
در این روش تصمیم می‌گیرید موجودی اطمینان هر کالا معادل چند روز فروش باشد و آن را در میانگین (یا بیشترین) فروش روزانه ضرب می‌کنید. مثلاً اگر برای شال‌گردن موجودی سه روز فروش را بخواهید، با میانگین ۴، موجودی اطمینان ۱۲ عدد می‌شود. به گفته‌ی شاپیفای، این روش بر برآورد شما از فروش ماه‌های اخیر تکیه دارد و تغییر زمان تأمین یا نوسان تقاضا را در نظر نمی‌گیرد، پس برای کسب‌وکارهایی با فروش نسبتاً یکنواخت و وقفه‌های کم مناسب‌تر است.
روش‌های آماری
روش‌های پیشرفته‌تری مثل فرمول هایزر و رندر یا روش گریسلی، نوسان زمان تأمین و تقاضا را با انحراف معیار و ضریبی به نام Z (که به سطح خدمت دلخواه شما بستگی دارد) وارد محاسبه می‌کنند. این روش‌ها به داده‌ی تاریخی کافی و منظم نیاز دارند. اگر سابقه‌ی فروش و تحویل‌هایتان پراکنده است، با یکی از دو روش ساده شروع کنید و وقتی داده‌ی چند فصل را جمع کردید، سراغ روش آماری بروید.
اشتباه رایج: موجودی اطمینان صفر یا بی‌حساب
شاپیفای دو خطای مقابل هم را در محاسبه‌ی موجودی اطمینان هشدار می‌دهد: صفر گذاشتن آن برای کم کردن هزینه‌ی نگهداری، و نگه داشتن بیش از حد آن از سر نگرانی. اولی هر نوسان کوچکی را به ناموجودی تبدیل می‌کند و دومی هزینه‌ی انبار، خطر کهنه شدن کالا و قفل شدن نقدینگی را بالا می‌برد. راه میانه این است که عدد را از داده دربیاورید، نه از احساس.
فرق موجودی اطمینان با حاشیه‌ی اطمینان در اعلام موجودی
در راهنمای مدیریت موجودی کالا از «حاشیه‌ی اطمینان» حرف زدیم: چند عددی که از موجودی قابل‌فروش کم می‌کنید و به فروشگاه‌ها اعلام نمی‌کنید تا خطای شمارش یا فروش هم‌زمان در دو کانال، به سفارشِ بی‌کالا نرسد. موجودی اطمینان در این مقاله چیز دیگری است: بخشی از نقطه سفارش که مشخص می‌کند چه وقت کالای تازه سفارش بدهید. اولی جلوی فروش بیش از موجودی را می‌گیرد و دومی جلوی تمام شدن موجودی را. هر دو لازم‌اند و نباید یکی را جای دیگری حساب کرد.
حداقل موجودی انبار به چه عواملی بستگی دارد؟
بسیاری از نرم‌افزارهای انبارداری و حسابداری به جای «نقطه سفارش» از «حداقل موجودی» حرف می‌زنند. در عمل، حداقل موجودی انبار همان عددی است که اگر موجودی به آن رسید یا از آن پایین‌تر رفت، هشدار می‌گیرید؛ پس همان نقش نقطه سفارش را دارد و بهتر است با همین فرمول تعیین شود، نه با یک عدد گرد و حدسی. عواملی که این عدد را بالا یا پایین می‌برند:
- سرعت فروش: کالای پرفروش، نقطه سفارش بالاتری دارد.
- طول زمان تأمین: هرچه رسیدن کالای تازه بیشتر طول بکشد، باید زودتر سفارش بدهید.
- نوسان فروش و تأمین: هرچه فروش روزانه یا زمان تحویل نامنظم‌تر باشد، موجودی اطمینان بیشتری لازم است.
- ماندگاری و کهنگی: کالای تاریخ‌دار یا مدلی که زود از مد می‌افتد، تحمل موجودی زیاد را ندارد.
- جا و نقدینگی: کالای حجیم یا گران را نمی‌شود با موجودی اطمینان بزرگ نگه داشت؛ اینجا معمولاً بهتر است زمان تأمین را کوتاه‌تر کنید.
- اهمیت کالا: شاپیفای پیشنهاد می‌کند برای کالاهای مهم‌تر (گروه A در تحلیل ABC) موجودی اطمینان و نقطه سفارش بالاتر و برای کالاهای کم‌اهمیت‌تر رویکرد منعطف‌تری در نظر بگیرید.
محاسبه نقطه سفارش در اکسل: قدم‌به‌قدم
برای این کار نرم‌افزار خاصی لازم نیست. با دو برگه (شیت) در اکسل یا گوگل‌شیت می‌توانید نقطه سفارش همه‌ی کالاها را حساب کنید و هر روز ببینید کدام کالا به نقطه سفارش رسیده است. نام توابع در این بخش انگلیسی است و در هر دو نرم‌افزار کار می‌کند.
قدم ۱: برگه‌ی فروش روزانه
یک برگه به نام «فروش» بسازید با چهار ستون: تاریخ، کد کالا، کانال فروش و تعداد. هر سفارش، از هر فروشگاه یا کانالی که آمده، یک ردیف می‌شود. کد کالا باید برای هر تنوع رنگ و سایز جدا باشد؛ نقطه سفارش «تی‌شرت سفید» معنا ندارد، نقطه سفارش «تی‌شرت سفید سایز M» معنا دارد. اگر هنوز برای تنوع‌ها کد جدا ندارید، بخش کد کالا در راهنمای شناسنامه محصول را ببینید.
قدم ۲: برگه‌ی نقطه سفارش
برگه‌ی دوم برای هر کد کالا یک ردیف دارد. ستون‌های پیشنهادی:
| ستون | محتوا | فرمول نمونه (ردیف ۲) |
|---|---|---|
| A کد کالا | کد هر تنوع، دقیقاً مثل برگه‌ی فروش | — |
| B فروش بازه | جمع فروش این کالا در بازه‌ی بررسی | =SUMIFS(فروش!D:D, فروش!B:B, A2, فروش!A:A, “>=”&$H$1) |
| C روزهای قابل‌فروش | تعداد روزهای بازه، منهای روزهایی که کالا ناموجود بوده | دستی وارد شود |
| D میانگین فروش روزانه | فروش بازه تقسیم بر روزهای قابل‌فروش | =B2/C2 |
| E زمان تأمین (روز) | میانگین روزهای سفارش تا آماده شدن روی قفسه | از سابقه‌ی سفارش‌ها |
| F موجودی اطمینان | با یکی از روش‌های بالا | =G2*E2-D2*E2 یا عدد ثابت |
| G بیشترین فروش روزانه | پرفروش‌ترین روز این کالا در بازه | از جمع روزانه با MAXIFS |
| I نقطه سفارش | فرمول اصلی | =ROUNDUP(D2*E2+F2, 0) |
| J موجودی فعلی | موجودی قابل‌فروش امروز، از فایل موجودی | پیوند به فایل موجودی |
| K وضعیت | آیا وقت سفارش است؟ | =IF(J2<=I2, "سفارش بده", "") |
در این جدول، سلول H1 تاریخ شروع بازه‌ی بررسی است. تابع SUMIFS، به توضیح راهنمای مایکروسافت، مقادیری را جمع می‌زند که هم‌زمان چند شرط را داشته باشند؛ اینجا «کد کالا برابر این ردیف» و «تاریخ بعد از شروع بازه». برای بیشترین فروش روزانه، اول در یک برگه‌ی کمکی جمع فروش هر کالا در هر روز را بسازید (مثلاً با جدول محوری یا همان SUMIFS با شرط تاریخ) و بعد با تابع MAXIFS بیشترین مقدار را برای هر کد بگیرید. طبق صفحه‌ی MAXIFS در پشتیبانی مایکروسافت، این تابع در اکسل ۲۰۱۹ به بعد و Microsoft 365 وجود دارد؛ در نسخه‌های قدیمی‌تر یا اگر ساده‌تر است، بیشترین فروش روزانه را دستی از برگه‌ی کمکی بردارید.
فرمول ستون F در جدول، ساده‌شده‌ی روش ۱ است که زمان تأمین بیشینه و میانگین را یکی گرفته؛ اگر بیشترین زمان تأمین را هم جدا دارید، ستونی برایش اضافه کنید و در فرمول جای E2 اول بگذارید. در برخی تنظیمات منطقه‌ای ویندوز، جداکننده‌ی آرگومان‌های فرمول نقطه‌ویرگول (;) است؛ اگر فرمول خطا داد، ویرگول‌ها را عوض کنید. تابع ROUNDUP هم نتیجه را به عدد صحیح بالاتر گرد می‌کند، چون نیم عدد کالا معنا ندارد.
قدم ۳: رنگی کردن کالاهایی که به نقطه سفارش رسیده‌اند
برای اینکه هر روز با یک نگاه ببینید چه چیزی باید سفارش داده شود، از قالب‌بندی شرطی استفاده کنید. در گوگل‌شیت، طبق راهنمای قالب‌بندی شرطی گوگل، ردیف‌ها را انتخاب کنید، از منوی Format گزینه‌ی Conditional formatting را بزنید، در بخش Format cells if گزینه‌ی Custom formula is را انتخاب کنید و فرمولی مثل =$J2<=$I2 بنویسید. در اکسل هم همین کار از مسیر Conditional Formatting و گزینه‌ی New Rule با فرمول انجام می‌شود. ردیف‌هایی که رنگ گرفتند، فهرست سفارش امروز شما هستند.
روزهای ناموجودی را از میانگین کنار بگذارید
یک خطای پنهان در محاسبه‌ی میانگین فروش این است که روزهایی را که کالا ناموجود بوده هم در مخرج حساب کنید. در آن روزها فروش صفر بوده چون کالا نبوده، نه چون کسی نمی‌خواسته. اگر این روزها را بشمارید، میانگین کمتر از واقع می‌شود، نقطه سفارش پایین می‌آید و دور بعد دوباره ناموجود می‌شوید. ستون «روزهای قابل‌فروش» در جدول بالا برای همین است. به همین ترتیب، فروش غیرعادی یک روز خاص (مثلاً یک سفارش عمده‌ی یک‌باره) را جدا بررسی کنید تا میانگین را بی‌دلیل بالا نبرد.
نقطه سفارش برای تولیدکننده‌ها: مواد اولیه و نوبت تولید
برای تولیدکننده، «سفارش دادن» گاهی یعنی شروع یک نوبت تولید، نه خرید از کسی دیگر. منطق نقطه سفارش همین‌جا هم کار می‌کند، فقط زمان تأمین را باید درست تعریف کرد:
- کالای نهایی: نقطه سفارش کالای نهایی یعنی موجودی‌ای که با رسیدن به آن، تولید نوبت بعد را شروع می‌کنید. زمان تأمین اینجا از تصمیم به تولید تا رسیدن کالای بسته‌بندی‌شده به قفسه است.
- مواد اولیه و ملزومات: پارچه، نخ، دکمه، ظرف، برچسب یا کارتن هم هر کدام نقطه سفارش خودشان را دارند. «فروش روزانه» برای آن‌ها یعنی مصرف روزانه در تولید و زمان تأمین یعنی زمان رسیدن از فروشنده‌ی مواد.
- هماهنگی دو سطح: اگر مواد اولیه به موقع نرسد، نقطه سفارش کالای نهایی هم بی‌اثر می‌شود؛ چون وقتی تصمیم به تولید گرفتید، ماده‌ای برای تولید ندارید. پس برای اقلام اصلی مواد اولیه هم نقطه سفارش بگذارید.
اگر تولیدتان سفارشی یا فصلی است، نقطه سفارش را برای هر فصل جدا حساب کنید. شاپیفای در بخش راهبردهای نقطه سفارش، «نقطه سفارش فصلی» را برای کالاهایی پیشنهاد می‌کند که فروششان در فصل‌های مختلف فرق زیادی دارد: نقطه سفارش بالاتر در فصل اوج و پایین‌تر در فصل کم‌فروش. برای دیدن مسیر کلی همکاری تولیدکننده با فروشگاه‌های آنلاین، مقاله‌ی همکاری با تولید کننده را هم ببینید.
هشدار کمبود موجودی در ووکامرس و نرم‌افزارها
اگر کالاهایتان را در یک فروشگاه ووکامرسی خودتان هم می‌فروشید، طبق مستندات تنظیمات محصولات ووکامرس در بخش موجودی می‌توانید «آستانه‌ی کمبود موجودی» (Low stock threshold) و اعلان ایمیلی کمبود و اتمام موجودی را فعال کنید؛ وقتی موجودی یک محصول به این عدد برسد، ایمیل هشدار برای گیرنده‌هایی که تعیین کرده‌اید می‌رود. منطقی است عدد این آستانه را از همان محاسبه‌ی نقطه سفارش بگیرید، نه یک عدد گرد دلخواه.
شاپیفای هم می‌گوید نرم‌افزار فروش حضوری‌اش (Shopify POS) نقطه سفارش محصولات را بر اساس زمان تأمین و میانگین فروش روزانه حساب می‌کند. بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری و انبارداری ایرانی هم بخشی برای حداقل موجودی یا نقطه سفارش دارند؛ جست‌وجوهای پیشنهادی گوگل مثل «نقطه سفارش در سپیدار» نشان می‌دهد کاربران زیادی دنبال همین تنظیم هستند. هر ابزاری که دارید، ورودی‌ها همان سه جزء فرمول‌اند و اگر داده‌ی فروش و زمان تأمین درست نباشد، خروجی نرم‌افزار هم درست نیست.
یک نکته برای فروش چندکاناله: هشدار یک فروشگاه یا یک پنل فقط فروش همان کانال را می‌بیند. اگر نقطه سفارش را فقط از روی فروش یکی از کانال‌ها تنظیم کنید، سرعت واقعی تمام شدن موجودی را دست‌کم گرفته‌اید. محاسبه را روی جمع فروش همه‌ی کانال‌ها انجام دهید.
نقطه سفارش را هر چند وقت بازبینی کنیم؟
شاپیفای در راهنمای نقطه سفارش توصیه می‌کند هر وقت تغییر بزرگی در فروش یا زمان تأمین پیش آمد، نقطه سفارش را دوباره حساب کنید و تنها به فرمول تکیه نکنید؛ چون فرمول وضعیت ایدئال را نشان می‌دهد و در عمل اختلال در تأمین یا فصلی بودن فروش ممکن است تصمیم دیگری بخواهد. قاعده‌ی ثابتی برای فاصله‌ی بازبینی وجود ندارد، ولی این موقعیت‌ها نشانه‌ی خوبی‌اند:
- شروع یا پایان فصل فروش یک کالا
- اضافه شدن یک فروشگاه یا کانال فروش تازه
- عوض شدن کارگاه، تأمین‌کننده‌ی مواد یا روش حمل
- دو بار ناموجود شدن پشت‌سرهم یک کالا با وجود رعایت نقطه سفارش
- انباشته شدن کالایی که مدت‌هاست به نقطه سفارش نرسیده
برای بیشتر تأمین‌کننده‌های کوچک، یک بازبینی ماهانه‌ی برگه‌ی نقطه سفارش، همراه با شمارش دوره‌ای موجودی، روال قابل‌اجرایی است. بازه‌ی بررسی فروش را هم طوری انتخاب کنید که هم تازه باشد و هم آن‌قدر کوتاه نباشد که یک هفته‌ی غیرعادی کل میانگین را جابه‌جا کند.
اشتباه‌های رایج در محاسبه نقطه سفارش
- یک عدد برای همه‌ی تنوع‌ها: سایز M و XL یک مدل معمولاً یک‌جور فروش نمی‌روند؛ نقطه سفارش باید برای هر کد کالا جدا باشد.
- شمردن روزهای ناموجودی: میانگین را پایین می‌آورد و چرخه‌ی ناموجودی را تکرار می‌کند.
- زمان تأمین ناقص: فقط زمان ارسال تأمین‌کننده را حساب کردن و فراموش کردن زمان دریافت، بررسی و چیدن در قفسه.
- واحدهای ناهمخوان: فروش روزانه را بر اساس روزهای کاری و زمان تأمین را بر اساس روزهای تقویمی حساب کردن، یا برعکس. هر دو باید یک‌جور شمرده شوند.
- مقایسه با موجودی فیزیکی: نقطه سفارش را باید با موجودی قابل‌فروش مقایسه کرد؛ کالای رزروشده برای سفارش‌های امروز دیگر برای فروش در دسترس نیست.
- فرمول را یک بار حساب کردن و فراموش کردن: فروش و زمان تأمین تغییر می‌کنند و نقطه سفارش هم باید با آن‌ها به‌روز شود.
چک‌لیست راه‌اندازی نقطه سفارش
- برای هر تنوع کالا کد جدا دارید و فروش همه‌ی کانال‌ها با همین کد ثبت می‌شود.
- بازه‌ی بررسی فروش را مشخص کرده‌اید و روزهای ناموجودی را از آن کنار گذاشته‌اید.
- زمان تأمین هر کالا را از ثبت سفارش تا آماده شدن روی قفسه، از روی سابقه نوشته‌اید.
- روش موجودی اطمینان را برای هر گروه کالا انتخاب کرده‌اید و آن را صفر نگذاشته‌اید.
- برگه‌ی نقطه سفارش با ستون وضعیت و قالب‌بندی شرطی آماده است.
- موجودی فعلی در برگه، موجودی قابل‌فروش است، نه فیزیکی.
- زمان بازبینی ماهانه یا فصلی را در تقویم گذاشته‌اید.
- برای مواد اولیه‌ی اصلی (اگر تولیدکننده‌اید) هم نقطه سفارش دارید.
نقطه سفارش در همکاری با دپتا
دپتا (داده پردازان تجارت آذری) یک اکوسیستم تجارت دیجیتال است که فروشگاه‌های آنلاین با هویت مستقل، از جمله لی‌مونت، خانیتو و هوشا پلی، را اداره می‌کند و با تأمین‌کنندگان به شکل ارسال مستقیم همکاری می‌کند. در این مدل، کالای شما در فروشگاه‌ها عرضه می‌شود و پس از ثبت سفارش، اطلاعات لازم برای ارسال مستقیم به مشتری در اختیار شما قرار می‌گیرد.
در جدول تقسیم مسئولیت‌های فرم بررسی تناسب همکاری، «تأمین کالا، قیمت و موجودی درست» معمولاً با تأمین‌کننده است و «ثبت سفارش و انتقال اطلاعات ارسال» با دپتا. فرم در بخش موجودی و قیمت هم می‌پرسد موجودی را چگونه و هر چند وقت به‌روز می‌کنید. نقطه سفارش کمک می‌کند موجودی‌ای که اعلام می‌کنید، دیرتر و کمتر به صفر برسد. البته سیستم پیشرفته لازم نیست؛ اگر هنوز موجودی را دستی اعلام می‌کنید، همین را در فرم بنویسید. ثبت درخواست هم به معنای تضمین فروش یا شروع قطعی همکاری نیست و هر همکاری پس از بررسی و توافق دوطرفه شکل می‌گیرد. برای بقیه‌ی آمادگی‌ها، چگونه تامین کننده شویم را ببینید.
پرسش‌های متداول درباره نقطه سفارش
نقطه سفارش چیست؟
نقطه سفارش یا نقطه سفارش مجدد، تعداد موجودی‌ای است که وقتی موجودی یک کالا به آن رسید، باید سفارش خرید یا تولید بعدی را ثبت کنید تا پیش از تمام شدن کالای فعلی، کالای تازه آماده‌ی فروش باشد.
فرمول نقطه سفارش مجدد چیست؟
نقطه سفارش برابر است با میانگین فروش روزانه ضرب در زمان تأمین (بر حسب روز)، به‌اضافه‌ی موجودی اطمینان. زمان تأمین باید از ثبت سفارش تا آماده شدن کالا روی قفسه شمرده شود.
فرق نقطه سفارش و موجودی اطمینان چیست؟
موجودی اطمینان مقدار موجودی اضافه برای جبران فروش بیشتر یا تأخیر در تأمین است. نقطه سفارش آستانه‌ای است که زمان سفارش را تعیین می‌کند و موجودی اطمینان یکی از اجزای آن است.
وقتی داده‌ی فروش کمی دارم، موجودی اطمینان را چطور حساب کنم؟
با روش ثابت شروع کنید: تصمیم بگیرید موجودی اطمینان معادل چند روز فروش باشد و آن را در میانگین فروش روزانه ضرب کنید. بعد از جمع شدن داده‌ی چند ماه، به فرمول بیشینه و میانگین بروید.
محاسبه نقطه سفارش در اکسل به چه توابعی نیاز دارد؟
برای شروع کافی است: SUMIFS برای جمع فروش هر کالا در بازه، یک تقسیم ساده برای میانگین روزانه، MAXIFS یا برگه‌ی کمکی برای بیشترین فروش روزانه، ROUNDUP برای گرد کردن و IF با قالب‌بندی شرطی برای نشان دادن کالاهایی که به نقطه سفارش رسیده‌اند.
جمع‌بندی
نقطه سفارش ابزار ساده‌ای است که تأمین‌کننده را از «وقتی تمام شد سفارش می‌دهم» به «پیش از تمام شدن سفارش می‌دهم» می‌رساند. برای هر تنوع کالا، فروش روزانه‌ی همه‌ی کانال‌ها را بشمارید، زمان تأمین را از ثبت سفارش تا قفسه حساب کنید، موجودی اطمینان را صفر نگذارید و نتیجه را با موجودی قابل‌فروش امروز مقایسه کنید. یک برگه‌ی اکسل با چند ستون و یک قالب‌بندی شرطی کافی است تا هر روز بدانید کدام کالا باید سفارش داده شود.
اگر تولیدکننده یا تأمین‌کننده هستید و می‌خواهید کالایتان در فروشگاه‌های دپتا با ارسال مستقیم عرضه شود، درخواست بررسی تناسب همکاری را ثبت کنید و روش فعلی به‌روزرسانی موجودی‌تان را همان‌طور که هست بنویسید.
منابع
- Reorder Point Formula: A Retailer’s Guide، Shopify Blog
- Safety Stock: What It Is and How to Calculate It، Shopify Blog
- Safety Stock vs Reorder Point: Differences & Formulas، Shopify Blog
- Configuring WooCommerce Settings — Products (Inventory)، WooCommerce Documentation
- SUMIFS function، Microsoft Support
- MAXIFS function، Microsoft Support
- Use conditional formatting rules in Google Sheets، Google Docs Editors Help
[…] کانال‌ها از دست می‌رود. پیش بینی فروش ورودی اصلی نقطه سفارش است؛ میانگین فروش روزانه‌ای که در فرمول نقطه سفارش […]