اگر کالایی تولید یا وارد می‌کنید و می‌خواهید فروشگاه‌های اینترنتی آن را بفروشند، احتمالاً اولین سؤالتان این است: چگونه تامین کننده شویم و فروشگاه از ما چه می‌خواهد؟ جواب کوتاه این است که فروشگاه آنلاین پیش از هر چیز به اطلاعات قابل‌اتکا نیاز دارد: کالا دقیقاً چیست، چه شکلی است، چند است، چندتا موجود است و چقدر سریع به دست مشتری می‌رسد. کسی که این اطلاعات را منظم و به‌روز بدهد، کار فروشگاه را ساده می‌کند و شانس بیشتری برای همکاری دارد.
این راهنما قدم‌به‌قدم توضیح می‌دهد پیش از تماس با یک فروشگاه اینترنتی چه چیزهایی را آماده کنید: از برگه اطلاعات محصول و عکس تا لیست قیمت، همگام‌سازی موجودی، بسته‌بندی، ارسال و مدارک. اگر فقط یک فهرست کوتاه از پرسش‌های عملیاتی می‌خواهید، چک‌لیست راهنمای تامین کننده دراپ شیپینگ داخلی را ببینید؛ این نوشته یک لایه عمیق‌تر است و می‌گوید هر کدام را چطور آماده کنید.
تامین کننده فروشگاه اینترنتی کیست؟
تامین کننده کالا برای فروشگاه اینترنتی کسی است که کالا را در اختیار فروشگاه می‌گذارد تا به مشتری نهایی فروخته شود. این کار می‌تواند به شکل فروش عمده باشد، که کالا یک‌جا به انبار فروشگاه می‌رود، یا به شکل ارسال مستقیم، که کالا پیش شما می‌ماند و هر سفارش را خودتان برای مشتری می‌فرستید. تفاوت این دو مدل را در مقاله همکاری با تولید کننده کنار هم گذاشته‌ایم.
در هر دو مدل، فروشگاه با مشتری طرف است و شما با فروشگاه. پس هر اطلاعات نادرست یا دیرهنگامی از سمت شما، در نهایت به شکل نارضایتی مشتری به فروشگاه برمی‌گردد. به همین دلیل فروشگاه‌ها پیش از همکاری بیشتر از قیمت، درباره نظم کار شما سؤال می‌پرسند.
قدم ۱: روشن کنید چه چیزی را پایدار تأمین می‌کنید
پیش از هر کاری، به سه سؤال جواب بدهید. این‌ها همان سؤال‌هایی است که در فرم جذب تأمین‌کننده دپتا هم پرسیده می‌شود:
- نقش شما چیست؟ تولیدکننده، واردکننده، عمده‌فروش، صاحب برند یا فروشنده با موجودی ثابت.
- کدام دسته‌های محصول، و تقریباً چند قلم؟ عدد دقیق لازم نیست، ولی بدانید ده قلم کالا دارید یا چند صد قلم.
- کالا را چطور تأمین می‌کنید؟ تولید خودتان، واردات یا خرید عمده. این نشان می‌دهد دسترسی‌تان به کالا چقدر پایدار است.
اگر بخشی از کالاهایتان فقط گاهی در دسترس است، آن‌ها را جدا کنید و همکاری را با کالاهایی شروع کنید که مطمئنید تأمین منظم دارند.
قدم ۲: برای هر کالا یک برگه اطلاعات محصول بسازید
بیشتر تأخیرها در شروع همکاری به اطلاعات ناقص محصول برمی‌گردد. یک فایل ساده، حتی در اکسل، که برای هر کالا یک ردیف داشته باشد، کار را خیلی جلو می‌اندازد. ستون‌های زیر پایه خوبی است:
| فیلد | چرا مهم است |
|---|---|
| کد کالا (کد داخلی خودتان) | تا در سفارش، قیمت و موجودی، هر دو طرف دقیقاً درباره یک کالا حرف بزنند |
| نام کامل و استاندارد | نامی که مدل، جنس یا ویژگی اصلی را نشان بدهد، نه فقط نام بازاری |
| تنوع‌ها (رنگ، سایز، مدل) | هر تنوع با موجودی جدا، بهتر است کد جدا هم داشته باشد |
| مشخصات و جنس | پاسخ سؤال‌های تکراری مشتری و کاهش مرجوعی به‌خاطر انتظار اشتباه |
| ابعاد و وزن بسته‌بندی‌شده | برای برآورد هزینه و روش ارسال لازم است |
| جدول اندازه (برای پوشاک و کفش) | یکی از دلایل رایج مرجوعی در پوشاک، انتخاب سایز اشتباه است |
| گارانتی یا شرایط خاص | اگر دارد، دقیق و مکتوب؛ اگر ندارد، صریح بنویسید ندارد |
| مجوز مرتبط (در صورت نیاز) | برخی دسته‌ها مجوز خاص می‌خواهند؛ وضعیتش را بدانید |
این فایل را یک بار درست بسازید و بعد فقط به‌روزش کنید. همین فایل بعدها پایه لیست قیمت و فایل موجودی هم می‌شود.
قدم ۳: عکس و محتوای محصول را آماده کنید
در فروش آنلاین، مشتری کالا را لمس نمی‌کند و تصمیمش را با عکس و توضیحات می‌گیرد. اگر فروشگاه مجبور شود همه‌چیز را از صفر بسازد، معرفی محصول شما طول می‌کشد. چند نکته عملی برای عکس‌هایی که فروشگاه بتواند از آن‌ها استفاده کند:
- پس‌زمینه ساده و یکدست و نور یکنواخت، بدون سایه سنگین.
- چند زاویه از هر کالا: روبه‌رو، پشت، کنار و نمای نزدیک از جزئیات مهم مثل دوخت، جنس یا اتصالات.
- یک عکس که اندازه کالا را نشان بدهد، مثلاً کنار یک شیء آشنا یا روی دست.
- عکس هر تنوع رنگ جداگانه، با رنگ نزدیک به واقعیت.
- فایل اصلی با کیفیت بالا؛ عکسی که در پیام‌رسان فشرده شده، معمولاً برای سایت کافی نیست.
اگر ویدئوی کوتاه، مشخصات فنی یا توضیحات آماده دارید، آن‌ها را هم کنار عکس‌ها بگذارید. یک نکته مهم را هم از اول مشخص کنید: آیا اجازه می‌دهید فروشگاه از این محتوا استفاده کند، و با چه شرطی؟ در فرم دپتا هم همین پرسیده می‌شود و بدون اجازه تأمین‌کننده از محتوا استفاده نمی‌شود.
قدم ۴: لیست قیمتی بسازید که قابل‌اعتماد باشد
لیست قیمت خوب فقط یک ستون عدد نیست. چند ویژگی آن را قابل‌استفاده می‌کند:
- کد کالا در کنار هر قیمت: همان کدی که در برگه اطلاعات محصول آمده.
- تاریخ اعتبار: بالای فایل بنویسید این قیمت‌ها از چه تاریخی و تا چه زمانی معتبرند.
- روش اعلام تغییر: اگر قیمت‌ها دوره‌ای یا مدام تغییر می‌کنند، از اول بگویید و یک راه ثابت برای اعلام تغییر تعیین کنید.
- یک نسخه رسمی: چند فایل با قیمت‌های متفاوت در پیام‌رسان، بدترین حالت ممکن است. همیشه یک فایل آخر وجود داشته باشد.
در فرم دپتا هم پرسیده می‌شود که قیمت‌ها چقدر ثابت‌اند و آیا می‌توانید لیست قیمت بدهید. اگر هنوز لیست ندارید ولی می‌توانید تهیه کنید، همین را بگویید؛ این مانع بررسی نیست.
قدم ۵: روشی برای همگام‌سازی موجودی انتخاب کنید
در فروش آنلاین، بزرگ‌ترین خطای قابل‌پیشگیری فروش کالایی است که وجود ندارد. روش اعلام موجودی می‌تواند ساده باشد؛ مهم این است که منظم باشد. گزینه‌ها از ساده به پیشرفته:
- پیام‌رسان یا تماس تلفنی: برای شروع و تعداد کم کالا قابل‌قبول است، به شرطی که زمان مشخصی داشته باشد.
- فایل اکسل یا PDF: یک فایل با کد کالا، موجودی و تاریخ به‌روزرسانی که در فاصله‌های منظم ارسال یا به‌روز می‌شود.
- پنل یا نرم‌افزار: اگر نرم‌افزار انبارداری دارید، می‌شود خروجی منظم از آن گرفت.
- API: برای حجم زیاد کالا و سفارش، اتصال مستقیم سیستم‌ها خطای دستی را حذف می‌کند.
کنار روش، سه چیز دیگر هم مهم است: دوره به‌روزرسانی (لحظه‌ای، روزانه یا هفتگی)، امکان رزرو کالای سفارش‌داده‌شده تا به خریدار دیگری فروخته نشود، و اعلام فوری ناموجودی. اگر هم‌زمان در چند جا می‌فروشید، یک راه ساده برای کم کردن خطا این است که همه موجودی را اعلام نکنید و چند عدد را به‌عنوان حاشیه اطمینان نگه دارید.
قدم ۶: بسته‌بندی و ارسال سفارش تکی را تمرین کنید
اگر تا امروز فقط عمده ارسال کرده‌اید، ارسال تک‌سفارشی کار دیگری است. پیش از شروع، چند سفارش آزمایشی برای خودتان آماده کنید و ببینید چقدر وقت و مواد می‌برد. نکته‌هایی که باید روشن باشد:
- بسته‌بندی محافظ: کالا باید سالم برسد؛ برای کالای شکستنی یا حساس، بسته‌بندی ارسال تکی جدی‌تر از بسته‌بندی عمده است.
- بسته‌بندی بدون نام فرستنده: در ارسال مستقیم، مشتری بسته را با نام فروشگاه می‌شناسد؛ پس روی بسته نام، آرم یا تبلیغ کسب‌وکار خودتان نباشد.
- زمان تحویل به حامل: بدانید معمولاً چند روز بعد از سفارش، بسته را به پست یا شرکت حمل می‌دهید.
- ظرفیت روزانه: روزانه چند سفارش تکی را بدون افت کیفیت می‌توانید آماده کنید.
- شهر مبدأ و شرکت‌های حمل: روی زمان و هزینه رسیدن کالا اثر مستقیم دارند.
- کد رهگیری: روشن کنید کد را خودکار، دستی در همان روز یا با تأخیر اعلام می‌کنید.
قدم ۷: مدارک و فاکتور را مرتب کنید
نیاز به مدارک به نوع کالا و نوع همکاری بستگی دارد و یک فهرست ثابت برای همه نیست. به‌طور کلی، این موارد را بدانید و در دسترس داشته باشید:
- مشخصات رسمی کسب‌وکار، اگر به‌صورت حقوقی یا با پروانه کسب فعالیت می‌کنید.
- مجوزهای خاص دسته محصول، برای کالاهایی که چنین مجوزی می‌خواهند.
- وضعیت صدور فاکتور: فاکتور رسمی می‌دهید، می‌توانید تهیه کنید، یا فاکتور نمی‌دهید.
الزامات مالیاتی و صدور صورت‌حساب به وضعیت حقوقی هر کسب‌وکار بستگی دارد؛ برای وضعیت خودتان با مشاور مالیاتی یا حسابدار مشورت کنید. در مرحله ثبت اولیه در دپتا، کد ملی، اطلاعات بانکی و مدارک خواسته نمی‌شود و در فرم هم توصیه شده مدرکی ارسال نکنید.
قدم ۸: روال فعلی مرجوعی و مغایرت را بنویسید
لازم نیست از اول سیاست کاملی داشته باشید. اما بنویسید امروز اگر کالای اشتباه، معیوب یا آسیب‌دیده ارسال شود چه می‌کنید: روال مشخص دارید، موردی رسیدگی می‌کنید، یا هنوز تجربه‌اش را نداشته‌اید. دانستن روال فعلی، پایه گفت‌وگو درباره توافق نهایی است. شرایط مرجوعی هر همکاری با دپتا پس از بررسی و در گفت‌وگو تعیین می‌شود.
اشتباه‌های رایج در شروع کار تأمین‌کنندگی
- شروع با همه کالاها به‌جای چند کالای مطمئن و پرتقاضا.
- اعلام ظرفیت ارسال روزهای خلوت به‌جای ظرفیت واقعی روزهای شلوغ.
- فرستادن عکس‌های فشرده و ناهمگون از منابع مختلف.
- به‌روز نکردن قیمت تا وقتی سفارشی با قیمت قدیمی ثبت شود.
- شفاهی گذاشتن شرایط مالی و مرجوعی به امید اینکه «بعداً حل می‌شود».
پیش از تصمیم نهایی، بد نیست سود و هزینه این مدل را هم سبک‌سنگین کنید. در مقاله مزایا و معایب دراپ شیپینگ برای تأمین‌کننده این کار را صادقانه انجام داده‌ایم. اگر هم هنوز مطمئن نیستید همکاری با فروشگاه بهترین مسیر شماست، مقایسه راه‌های فروش اینترنتی بدون سایت را بخوانید.
از آمادگی تا درخواست همکاری با دپتا
دپتا یک اکوسیستم تجارت دیجیتال است که فروشگاه‌های آنلاین با هویت مستقل، از جمله لی‌مونت، خانیتو و هوشا پلی، را روی زیرساخت مشترک اداره می‌کند. در مدل همکاری دپتا، محصول تأمین‌کننده در این فروشگاه‌ها عرضه می‌شود و پس از ثبت سفارش، اطلاعات ارسال مستقیم به مشتری در اختیار تأمین‌کننده قرار می‌گیرد.
اگر قدم‌های بالا را طی کرده باشید، پر کردن فرم بررسی تناسب همکاری چند دقیقه بیشتر وقت نمی‌گیرد، چون بخش‌های فرم دقیقاً همین موضوع‌هاست: نقش و محصول، موجودی و قیمت، ارسال و رهگیری، مغایرت و مرجوعی، و محتوای محصول. اگر به بخشی هنوز جواب روشن ندارید، «نمی‌دانم» یا «راهنمایی لازم دارم» را انتخاب کنید؛ این مانع ادامه نیست. ثبت فرم به معنای شروع قطعی همکاری نیست و دپتا فروش را تضمین نمی‌کند. کارمزد، تسویه و مرجوعی هم برای هر همکاری پس از بررسی و با توافق دوطرفه مشخص می‌شود.
پرسش‌های متداول درباره اینکه چگونه تامین کننده شویم
برای تامین کننده فروشگاه اینترنتی شدن، حتماً باید شرکت ثبت‌شده داشته باشم؟
این به نوع کالا، حجم کار و شرایط هر فروشگاه بستگی دارد و قاعده واحدی برای همه نیست. در ثبت اولیه دپتا مدرکی خواسته نمی‌شود؛ وضعیت فاکتور و مجوزها در فرم پرسیده می‌شود و جزئیات در مرحله گفت‌وگو روشن می‌شود.
اگر عکس حرفه‌ای از محصولاتم نداشته باشم چه؟
می‌توانید همکاری را با محتوای ساده‌تر شروع کنید، ولی هرچه عکس و توضیحات دقیق‌تر باشد، معرفی محصول سریع‌تر و بهتر انجام می‌شود. در فرم دپتا گزینه «هنوز ندارم» هم وجود دارد.
موجودی را هر چند وقت یک‌بار باید اعلام کنم؟
هرچه نزدیک‌تر به لحظه، بهتر. برای کالاهای پرفروش یا کالایی که هم‌زمان در چند جا می‌فروشید، به‌روزرسانی روزانه حداقل معقول است. مهم‌تر از روش، منظم بودن و اعلام فوری ناموجودی است.
با چند قلم کالا می‌شود شروع کرد؟
عدد ثابتی وجود ندارد. شروع با تعداد کم اما مطمئن، معمولاً از شروع با تعداد زیاد و اطلاعات ناقص بهتر است. در فرم دپتا تعداد تقریبی اقلام در بازه‌های مختلف، از «تا ۱۰ قلم» به بالا، پرسیده می‌شود.
آماده کردن این موارد چقدر طول می‌کشد؟
بستگی به تعداد کالا و وضعیت فعلی اطلاعات شما دارد. اگر برگه اطلاعات محصول و لیست قیمت از قبل دارید، بیشتر کار مرتب کردن است؛ اگر ندارید، ساختن آن‌ها اولین و مهم‌ترین قدم است.
جمع‌بندی
جواب «چگونه تامین کننده شویم» بیشتر از آنکه به سرمایه یا سیستم پیچیده مربوط باشد، به نظم مربوط است: اطلاعات محصول کامل، عکس قابل‌استفاده، لیست قیمت با تاریخ، موجودی به‌روز، ارسال تکی منظم و توافق روشن. این‌ها را یک بار درست بسازید تا برای هر فروشگاهی که با آن کار می‌کنید قابل‌استفاده باشد.
وقتی آماده بودید، درخواست همکاری به‌عنوان تأمین‌کننده را در دپتا ثبت کنید. برای آشنایی با مخاطبان این فراخوان، صفحه تأمین‌کنندگان و برای سؤال‌های عمومی، راه‌های تماس با دپتا را ببینید.
[…] که در چند کانال می‌فروشد یا قصدش را دارد. در مقاله‌ی چگونه تامین کننده شویم روش‌های اعلام موجودی فقط یکی از قدم‌های آمادگی بود؛ […]
[…] تکی فروشگاه‌های آنلاین را بسته‌بندی کند. در مقاله‌ی چگونه تامین کننده شویم تمرین بسته‌بندی سفارش تکی فقط یکی از قدم‌های آمادگی […]
[…] مقاله‌ی چگونه تامین کننده شویم ساختن برگه‌ی اطلاعات محصول یکی از قدم‌های آمادگی بود. […]
[…] بودن اشکالی ندارد. برای بقیه‌ی آمادگی‌ها، راهنمای چگونه تامین کننده شویم را […]