وقتی کالایتان فقط در یک جا فروخته می‌شود، دانستن تعداد موجودی کار ساده‌ای است. اما همین که پای فروشگاه خودتان، یک بازارگاه و یکی دو فروشگاه آنلاین همکار با ارسال مستقیم به میان بیاید، هر کانال عدد خودش را نشان می‌دهد و کافی است یکی از آن‌ها عقب بماند تا کالایی فروخته شود که دیگر در انبار نیست. مدیریت موجودی کالا برای تأمین‌کننده‌ی چندکاناله یعنی همه‌ی این کانال‌ها در هر لحظه از یک عدد درست پیروی کنند.
این راهنما برای تولیدکننده، واردکننده و عمده‌فروشی نوشته شده که در چند کانال می‌فروشد یا قصدش را دارد. در مقاله‌ی چگونه تامین کننده شویم روش‌های اعلام موجودی فقط یکی از قدم‌های آمادگی بود؛ اینجا سراغ خود کار می‌رویم: کدام عدد را به کانال‌ها بدهیم، چطور رزرو کنیم، ناموجودی را چطور اعلام کنیم و کی از اکسل سراغ نرم‌افزار یا API برویم.
مدیریت موجودی چیست و چرا در فروش چندکاناله سخت‌تر می‌شود؟
مدیریت موجودی یعنی همیشه بدانید از هر کالا، و از هر رنگ و سایز آن، چند عدد واقعاً دارید، چند عدد برای سفارش‌های ثبت‌شده کنار گذاشته شده و چند عدد را می‌توانید به خریدار تازه پیشنهاد بدهید. برای تأمین‌کننده، مدیریت موجودی شامل این کارهاست:
- ثبت هر ورود کالا، از تولید، واردات یا خرید عمده.
- کم کردن هر فروش، از هر کانالی که آمده باشد.
- کنار گذاشتن کالای سفارش‌های ثبت‌شده‌ای که هنوز ارسال نشده‌اند.
- رساندن عدد درست و به‌روز به همه‌ی کانال‌های فروش.
- شمارش دوره‌ای و پیدا کردن علت اختلاف بین فایل و قفسه.
در فروش تک‌کاناله، فروش و کم شدن موجودی در یک جا اتفاق می‌افتد. در فروش چندکاناله، هر کانال نسخه‌ی خودش از عدد موجودی شما را دارد و فروش در یک کانال، خودبه‌خود از بقیه کم نمی‌شود. فاصله‌ی بین فروش و به‌روزرسانی، پنجره‌ی خطاست؛ هرچه کانال‌ها بیشتر و به‌روزرسانی کندتر باشد، این پنجره بزرگ‌تر و خطر فروش بیش از موجودی بیشتر است.
در فروش با ارسال مستقیم، هزینه‌ی این خطا مستقیم به شما برمی‌گردد. اگر کالایی که اعلام کرده‌اید نباشد، سفارش لغو می‌شود و اعتماد مشتری و فروشگاه همکار آسیب می‌بیند. سازوکار کامل این مدل را در راهنمای تامین کننده دراپ شیپینگ داخلی توضیح داده‌ایم.
سه عدد که باید از هم جدا کنید
بیشتر خطاهای موجودی از اینجا شروع می‌شود که فقط یک عدد نگه داشته می‌شود: «چند تا داریم». برای فروش چندکاناله، سه عدد را جدا نگه دارید تا عدد چهارم، یعنی موجودی قابل‌فروش، درست حساب شود:
| عدد | یعنی چه | چه کسی آن را تغییر می‌دهد |
|---|---|---|
| موجودی فیزیکی | کالایی که همین حالا در انبار یا قفسه است | ورود کالا، ارسال سفارش و نتیجه‌ی شمارش |
| موجودی رزروشده | کالای سفارش‌های ثبت‌شده‌ای که هنوز ارسال نشده‌اند، از هر کانال یا فروش عمده | ثبت سفارش تازه و ارسال یا لغو آن |
| حاشیه اطمینان | چند عدد که عمداً به هیچ کانالی اعلام نمی‌شود | تصمیم خودتان، بر اساس سرعت فروش و دوره‌ی به‌روزرسانی |
| موجودی قابل‌فروش | موجودی فیزیکی منهای رزروشده و منهای حاشیه اطمینان | محاسبه می‌شود و همین عدد به کانال‌ها اعلام می‌شود |
به کانال‌ها موجودی قابل‌فروش را اعلام کنید، نه موجودی فیزیکی را؛ کالایی که برای سفارش دیروز کنار گذاشته شده، دیگر قابل‌فروش نیست. حاشیه‌ی اطمینان هم عدد ثابتی ندارد: هرچه فروش تندتر و به‌روزرسانی کندتر، حاشیه بزرگ‌تر.
یک منبع واحد برای موجودی
در مدیریت موجودی کالا، مهم‌تر از هر ابزاری این است که موجودی فقط در یک جا ثبت شود و همه‌ی کانال‌ها از همان‌جا تغذیه شوند. اگر عدد واقعی گاهی در دفتر انبار است و گاهی در پنل یک بازارگاه، هیچ ابزاری مشکل را حل نمی‌کند. برای ساختن منبع واحد:
- برای هر تنوع یک کد کالا بگذارید: پیراهن آبی سایز کوچک و سایز بزرگ دو کالا با دو موجودی جدا هستند. کد را در همه‌ی کانال‌ها یکسان به کار ببرید.
- یک نفر مسئول باشد: چند نفر می‌توانند فروش ثبت کنند، اما یک نفر باید مسئول درستی عدد نهایی و اعلام آن به کانال‌ها باشد.
- هر تغییر، اول در منبع واحد: فروش حضوری، سفارش عمده یا کالای خراب، اول در منبع واحد ثبت شود و بعد به کانال‌ها برسد.
- تاریخ و ساعت به‌روزرسانی را نگه دارید: عدد موجودی بدون زمان به‌روزرسانی، معلوم نیست چقدر قابل‌اعتماد است.
در مقاله‌ی فروش اینترنتی بدون سایت هم گفتیم که پیش از اضافه کردن هر کانال تازه، باید موجودی را یکپارچه کرد. منبع واحد همان چیزی است که این یکپارچگی را ممکن می‌کند.
روش‌های مدیریت موجودی کالا: از ساده تا پیشرفته
روش درست مدیریت موجودی کالا به تعداد کالاها و کانال‌ها، سرعت فروش و توان فنی‌تان بستگی دارد. روش ساده‌ی منظم، بهتر از روش پیشرفته‌ای است که درست اجرا نمی‌شود.
۱. پیام‌رسان و تماس تلفنی
موجودی را با پیام یا تماس به هر کانال خبر می‌دهید. برای شروع و تعداد کم کالا قابل‌قبول است، ولی پیام‌ها گم می‌شوند، معلوم نیست آخرین عدد کدام است و همه چیز به یک نفر وابسته می‌ماند. اگر از این روش استفاده می‌کنید، زمان ثابتی برای اعلام بگذارید، پیام را با قالب ثابت بفرستید (کد کالا، تنوع، تعداد قابل‌فروش و تاریخ) و ناموجودی را فوری خبر بدهید.
۲. فایل اکسل یا شیت اشتراکی
یک فایل اکسل مدیریت موجودی کالا برای بسیاری از تأمین‌کننده‌ها کافی است، اگر این ستون‌ها را داشته باشد: کد کالا، نام و تنوع، موجودی فیزیکی، رزروشده، حاشیه اطمینان، قابل‌فروش (با فرمول) و تاریخ آخرین به‌روزرسانی. دو اشتباه رایج: فرستادن نسخه‌های پشت‌سرهم فایل که معلوم نیست کدام آخری است، و ویرایش چند نفره بدون مسئول. شیت اشتراکی آنلاین با یک نسخه‌ی واحد که کانال‌ها فقط آن را می‌خوانند، بخش زیادی از این مشکل را حل می‌کند.
۳. نرم‌افزار انبارداری یا پنل
وقتی کالاها و تنوع‌ها زیاد می‌شوند یا چند نفر فروش ثبت می‌کنند، نرم‌افزار مدیریت موجودی کالا یا نرم‌افزار انبارداری کار را منظم‌تر می‌کند. پیش از انتخاب، این قابلیت‌ها را بسنجید: کد جدا برای هر تنوع، ثبت رزرو، هشدار کم شدن موجودی، تاریخچه‌ی تغییرات و مهم‌تر از همه، خروجی منظم (فایل یا فید) تا عدد بدون بازنویسی دستی به کانال‌ها برسد.
۴. فید و API
فید فایلی در یک نشانی ثابت است که خودکار به‌روز می‌شود و کانال فروش در فاصله‌های مشخص آن را می‌خواند. API ارتباط مستقیم دو سیستم است؛ موجودی تقریباً لحظه‌ای هماهنگ می‌شود و ثبت سفارش هم می‌تواند خودبه‌خود موجودی را کم کند. خطای دستی تا حد زیادی حذف می‌شود، اما نیروی فنی، قالب داده‌ی توافق‌شده با هر کانال و نگهداری مداوم لازم است. برای کالاهای زیاد و چند کانال هم‌زمان ارزشش را دارد؛ برای شروع همکاری لازم نیست.
موجودی را هر چند وقت یک‌بار به‌روز کنیم؟
قاعده‌ی ساده: به‌روزرسانی باید از سرعت فروش جلوتر باشد. کالایی که روزی چند بار فروش می‌رود، با به‌روزرسانی هفتگی بیشتر هفته عدد اشتباه نشان می‌دهد. جدول زیر راهنمایی کیفی است:
| دوره به‌روزرسانی | معمولاً مناسب برای | مراقب باشید |
|---|---|---|
| لحظه‌ای | کالاهای پرفروش، چند کانال هم‌زمان، اتصال API یا نرم‌افزار | قطع شدن اتصال؛ برای آن هم روال جایگزین دستی داشته باشید |
| روزانه | بیشتر تأمین‌کننده‌هایی که با فایل یا پنل کار می‌کنند | فروش‌های بین دو به‌روزرسانی؛ حاشیه اطمینان نگه دارید |
| هفتگی | کالاهای کم‌فروش با موجودی زیاد و پایدار | برای کالاهای رو به اتمام کافی نیست؛ ناموجودی را جدا و فوری اعلام کنید |
| فقط وقتی پرسیده شود | مرحله‌ی آزمایشی با تعداد خیلی کم سفارش | در فروش چندکاناله تقریباً همیشه به فروش بیش از موجودی می‌رسد |
رزرو کالای سفارش‌داده‌شده
در فروش با ارسال مستقیم، رزرو یکی از پایه‌های مدیریت موجودی کالاست. رزرو یعنی کالای سفارش‌داده‌شده از همان لحظه از موجودی قابل‌فروش کم شود، حتی اگر هنوز ارسال نشده باشد؛ وگرنه ممکن است همان کالا امروز در فروش حضوری یا به خریدار عمده فروخته شود. برای رزرو درست:
- سفارش را به محض دریافت در ستون رزروشده ثبت کنید، نه هنگام ارسال.
- اگر ممکن است، کالای رزروشده را فیزیکی هم در قفسه یا جعبه‌ای با شماره‌ی سفارش جدا کنید.
- سفارش‌های عمده را هم رزرو کنید؛ فروش عمده سریع‌تر از هر چیز موجودی اعلام‌شده را خالی می‌کند.
- اگر سفارشی لغو شد، رزروش را آزاد کنید تا کالا دوباره قابل‌فروش شود.
وقتی کالا تمام می‌شود: روال اعلام ناموجودی
تمام شدن کالا عادی است؛ دیر خبر دادن است که اعتماد را خراب می‌کند. یک روال ثابت از قبل بنویسید:
- اول منبع واحد: موجودی قابل‌فروش آن کد را صفر کنید.
- بعد همه‌ی کانال‌ها با هم: ناموجودی را هم‌زمان به همه‌ی کانال‌ها و فروشگاه‌های همکار اعلام کنید.
- سفارش‌های ثبت‌شده را بررسی کنید: اگر برای کالای تمام‌شده سفارش ثبت شده، همان لحظه به فروشگاه خبر بدهید تا با مشتری هماهنگ کند.
- زمان برگشت را اگر می‌دانید بگویید: اگر زمان تولید یا ورود دوباره را می‌دانید، اعلام کنید؛ اگر نه، حدس نزنید.
- علت را ثبت کنید: فروش سریع‌تر از انتظار، به‌روزرسانی دیرهنگام یا خطای شمارش؛ این یادداشت‌ها نشان می‌دهد کجای روال ایراد دارد.
اعلام ناموجودی می‌تواند خودکار از طریق پنل یا فایل باشد یا دستی و بلافاصله؛ اعلام دستی با تأخیر یا نداشتن روال، راه مستقیم لغو سفارش است.
شمارش دوره‌ای و تطبیق
شمارش، بخش جدانشدنی مدیریت موجودی کالاست، چون حتی بهترین فایل یا نرم‌افزار هم با واقعیت قفسه فاصله می‌گیرد: کالای آسیب‌دیده، ثبت فراموش‌شده یا اشتباه در برداشتن تنوع. شمارش فیزیکی را منظم انجام دهید و با عدد ثبت‌شده مقایسه کنید؛ کالاهای پرفروش و گران را مرتب‌تر و بقیه را به نوبت. هر اختلاف را فقط اصلاح نکنید، علتش را هم پیدا کنید. کالای برگشتی را هم فقط پس از بررسی سلامت به موجودی قابل‌فروش برگردانید.
چه زمانی ابزار مدیریت موجودی کالا را ارتقا دهید؟
ارتقا را بر اساس نشانه‌ها تصمیم بگیرید، نه ابزار دیگران. این نشانه‌ها می‌گویند روش فعلی به سقفش رسیده است:
- فروش بیش از موجودی و لغو سفارش، دیگر اتفاقی و نادر نیست.
- به‌روز کردن موجودی کانال‌ها بخش قابل‌توجهی از وقت روزانه‌ی یک نفر را می‌گیرد.
- تعداد کدها و تنوع‌ها یا تعداد کانال‌ها طوری بیشتر شده که دیگر در یک نگاه کنترل نمی‌شود.
- چند نفر هم‌زمان فروش ثبت می‌کنند و معلوم نیست آخرین عدد درست کدام است.
قدم بعدی معمولاً یک پله بالاتر است: از پیام‌رسان به فایل منظم، از فایل‌های پراکنده به شیت یا نرم‌افزار واحد، و از نرم‌افزار به فید یا API.
مدیریت موجودی کالا در همکاری با دپتا
دپتا (داده پردازان تجارت آذری) یک اکوسیستم تجارت دیجیتال است که فروشگاه‌های آنلاین با هویت مستقل را روی زیرساخت مشترک اداره می‌کند و با تأمین‌کنندگان به شکل ارسال مستقیم همکاری می‌کند. در این مدل کالا پیش شما می‌ماند، پس فروشگاه‌های دپتا هم یکی از کانال‌هایی می‌شوند که باید از منبع واحد موجودی شما تغذیه شوند.
در فرم بررسی تناسب همکاری دقیقاً همین موضوع‌ها پرسیده می‌شود: موجودی را با چه روشی به‌روز می‌کنید (پنل یا نرم‌افزار، فایل اکسل یا PDF، پیام‌رسان، تماس تلفنی یا API)، هر چند وقت به‌روز می‌شود، آیا کالای سفارش‌داده‌شده را رزرو می‌کنید و ناموجود شدن کالا را چگونه اعلام می‌کنید. سیستم پیشرفته لازم نیست؛ اگر هنوز موجودی را دستی اعلام می‌کنید، همین را بنویسید. روش هماهنگی موجودی و جزئیات دیگر همکاری، از جمله کارمزد، تسویه و مرجوعی، برای هر همکاری پس از بررسی و با توافق دوطرفه مشخص می‌شود و ثبت درخواست به معنای تضمین فروش نیست.
پرسش‌های متداول درباره مدیریت موجودی کالا
مدیریت موجودی چیست؟
مدیریت موجودی یعنی دانستن اینکه از هر کالا و هر تنوع آن چند عدد دارید، چند عدد برای سفارش‌ها کنار گذاشته شده و چند عدد قابل‌فروش است، و رساندن عدد درست و به‌روز به همه‌ی کانال‌های فروش.
برای شروع حتماً نرم‌افزار مدیریت موجودی کالا لازم است؟
نه. برای تعداد کم کالا و کانال، یک فایل اکسل یا شیت اشتراکی منظم با کد کالا، ستون رزرو و تاریخ به‌روزرسانی کافی است. وقتی خطاها و وقتی که صرف به‌روزرسانی می‌شود زیاد شد، سراغ نرم‌افزار بروید.
حاشیه اطمینان موجودی را چقدر در نظر بگیرم؟
عدد ثابتی وجود ندارد. هرچه کالا تندتر فروش برود، کانال‌ها بیشتر و به‌روزرسانی دیرتر باشد، حاشیه‌ی بزرگ‌تری لازم است.
اگر بعد از ثبت سفارش معلوم شود کالا تمام شده، چه کنم؟
همان لحظه به کانالی که سفارش را گرفته خبر بدهید تا با مشتری هماهنگ کند، موجودی را در همه‌ی کانال‌ها صفر کنید و علت را ثبت کنید.
جمع‌بندی
مدیریت موجودی کالا در فروش چندکاناله بیشتر از آنکه به ابزار گران وابسته باشد، به نظم وابسته است: یک منبع واحد، کد جدا برای هر تنوع، اعلام موجودی قابل‌فروش به جای موجودی فیزیکی، رزرو از لحظه‌ی ثبت سفارش، دوره‌ی به‌روزرسانی متناسب با سرعت فروش و روال ثابت برای اعلام ناموجودی. با همین روش ساده‌ای که امروز دارید شروع کنید، آن را منظم کنید و فقط وقتی نشانه‌ها گفتند، یک پله ابزارتان را ارتقا دهید.
اگر می‌خواهید محصولتان در فروشگاه‌های دپتا با ارسال مستقیم عرضه شود، درخواست بررسی تناسب را ثبت کنید و روش فعلی مدیریت موجودی‌تان را همان‌طور که هست بنویسید.
[…] موجودی و کد کالا ندارید، پیش از چیدن قفسه‌ها راهنمای مدیریت موجودی کالا برای تأمین‌کنندگان را ببینید؛ چیدمان و ثبت موجودی دو روی یک […]
[…] فیزیکی و قابل‌فروش برایتان روشن نیست، اول راهنمای مدیریت موجودی کالا برای تأمین‌کننده‌ی چندکاناله را ببینید. محاسبه‌ی این مقاله روی همان عدد موجودی‌ای […]